Іскерлік хат алмасулармен танысқанда, бұл жүйенің тым күрделі екендігіне әсер етуі мүмкін. Іс жүзінде іскери хаттардың әртүрлі түрлері өзара қарым-қатынаста организмнің қажеттілігіне сай келеді.
Ынтымақтастық туралы іскерлік хат
Болашақ әріптестер арасындағы алғашқы көпір, әдетте, ынтымақтастық туралы іскери хат. Екі фирманың өкілдері қазірдің өзінде танысу және алдын ала келіссөздер жүргізе алады, бірақ ресми байланыс ынтымақтастық туралы хат болады.
Осы құжаттың маңызды тармақтары:
- белгілі бір адамға өтініш;
- осы фирма туралы жиналысқа немесе ақпарат көзіне сілтеме;
- мәселенің мәні туралы қысқаша ақпарат;
- кестелерге, бағаларға және басқа да қосымша ақпаратқа өтінімде жіберу керек.
Кездесудің іскери хаты
Егер табысты болса, келесі қадам кездесудің іскери хаты болады. Бизнес-хаттардың бұл түрі келіссөздердің аралық кезеңдерін қысқартады және алдағы кездесудің табысына әсер етеді. Мүдделі тұлға бөлшектерді ең кішкентай бөлшектерге дейін ойластыруы керек:
- ережелер;
- күн тәртібі;
- талқылау үшін ашық мәселелер;
- процесте туындауы мүмкін қайталама мәселелер ауқымын сипаттау;
- ақпараттық жинақтарды дайындауға болады, бұл кездесудің алдында басқа тараптың оқуы мүмкін.
Мұндай ақылды бизнес-хаттар келіспеушіліктерден, келіспеушіліктерден және келіссөздердің нәтижесіне әсер етуі мүмкін басқа жағымсыз сәттерден аулақ болуға көмектеседі. Келіссөздер қорытындысы бойынша кездесу туралы басқа іскерлік хаттар жазылған, бірақ қол жеткен нәтижелер туралы есеп түрінде. Ол сол мақсатқа қызмет етеді: әріптестер қол жеткізілген уағдаластықтарды дұрыс түсіндіретініне көз жеткізу үшін. Екінші тарап кездесудің хаттамаларын растауға немесе бір күн ішінде түзетулер енгізуге шақырылады.
Іскерлік хат алмасудың басқа түрлері
Көптеген қарым-қатынастар бар, мысалы, іскери хат-сұраныс және тиісінше хат-жауап сияқты іскери хаттар. Кез-келген келісімдерде немесе қосымша ақпарат қажет болған жағдайда бір фирма басқа сұраным хат жолдайды.
Қолданыстағы іскерлік қарым-қатынастарды қолдау немесе жаңаларын ашу үшін іскери хат-шақыру және бизнес-жарнамалық хат сияқты іскери хаттар ұсынылады. Фирма конференцияларды, көрмелерді, семинарларды және басқаларын ұйымдастыра алады - және нақты немесе әлеуетті серіктестерді, басқару немесе бүкіл командаға шақырады. Сату хатын жіберу арзанырақ болады, бірақ одан қайтару әлдеқайда төмен.
Іскерлік этикет контрагент тарапынан өтінімнің орындалуына немесе басқа ынтымақтастыққа жауап ретінде ризашылық хат білдіреді.
Іскери хат алмасудың кейбір түрлері жазуды қиындатуы мүмкін. Олар мыналар:
- бас тарту туралы іскерлік хат;
- кешірімімен іскерлік хат;
- іскери хат-талап;
- іскери хат-өтініш.
Бұл құжаттарда мейірімділік пен құрмет сезімін сақтау өте маңызды. Сұрау хатқа келер болсақ, онда іскерлік этиканың ережелеріне сәйкес, өтірік тұжырымдама өмірде талап болған жағдайда да қолданылады.
Іскерлік хат алмасудан не іздейміз:
- кез келген іскерлік хат үшін маңызды сәт нақты адамға толық аты-жөні, лауазымы, фирмалық атауы дұрыс жазылуымен;
- электрондық бизнес-хатты немесе қағазды жазуға қарамастан - ол барлық деректемелері бар фирма бланкісінде болуы керек;
- этика, дұрыстылық және құрметтеу - іскери әріптер үшін жалғыз қолайлы тонна.
- хатты құрғақ, іскерлік стильде ұстап тұру керек - қарапайым сөзден эмоционалдық бұрылыстардан аулақ болу жақсы.
Осы нюанстарды ескере отырып жазылған бизнес-хат сіздің жіберушіңіз туралы жақсы әсер қалдырады. Ал іскери әлемде бұл дұрыс есіктерді ашуға көмектеседі.