Әрбір заманауи адамның өмірінде сіздің уақытыңызды басқара білу маңызды орын алады. Біз бәріміз бір жерге асығысып келеміз, алайда күннің соңында біздің қызметіміздің нәтижесін көрмейміз. Уақыттың жетіспеушілігінен шағымдана отырып, біз өзімізді бос әңгімелерге және пайдалы істерге абайсызда жұмсаймыз. Уақытты қалай дұрыс басқаруға және оны пайдаланудың тиімділігін арттыруға қалай үйренуге болады?
Эйзенхауэр матрицасы біздің уақытымыздың дұрыс бөлінуінің үлгісі, уақытты басқару құралы. Бұл әдісті алғаш рет «Негізгі назар - басты нәрсе» кітабында Стефен Ковей сипаттады. Бірақ техника идеясы АҚШ президенті Эйзенхауэрке тиесілі.
Уақытты басқаруға сәйкес, адам кездесетін барлық жағдайлар критерийлерге сәйкес талданып, бағалануы керек - маңызды емес, шұғыл - шұғыл емес. Эйзенхауэр матрицасы - бұл формуланың схемалық көрінісі. Ол төрт квадратқа бөлінеді, олардың әрқайсысында маңыздылығы мен жеделдігіне қарай жазылады.
Эйзенхауэр матрицасын пайдалану үшін белгілі бір уақыт ішінде орындауға жоспарланған барлық жағдайларды жазып алу керек.
1. Маңызды және өзекті мәселелер. Бұл санат кідірісті кешіктірмейтін жағдайларды қамтиды. Бұл мәселелерді шешу өте маңызды. Жалқаулық не форс-мажор жағдайлары олардың орындалуына әсер етпеуі керек.
Маңызды және шұғыл жағдайларда мысалдар:
- жұмыс мерзімі аяқталуға жақын жұмыс жобасы;
- мысалы, ауыр тіс ауруы немесе ауыр жарақат алу жағдайында дәрігерге жоспардан тыс бару;
- маңызды клиентке шұғыл қоңырау шалу.
2. Сұрақтар маңызды, бірақ шұғыл емес. Бұл категорияда маңыздылығы жоғары, бірақ сіз біраз уақытқа созылатын жағдайларды қамтиды. Бұл жағдайлар күтуге болатын болса да, оларды ұзақ уақытқа қалдыруға болмайды, өйткені оларды тез арада жүзеге асыруға тура келеді.
Мысалдар:
- ағымдағы жобалармен байланысты компанияда жоспарланған жұмыс;
- Сіздің жобаларыңыздағы ағымдағы жұмыс;
- жаңа жобаларды дамыту;
- спорттық жаттығуларға үнемі қатысу.
3. Шарттар маңызды емес, бірақ шұғыл. Әдетте бұл шаршыда сіздің өміріңізге әсер етпейтін жағдайлар жазылған. Олар белгілі бір уақыт ішінде жасалуы керек, бірақ олар сіздің қызметіңізде құнды жұмыс жасамайды.
Мысалдар:
- туысының туған күнімен құттықтау. Шұғыл түрде - туған күн бүгін болғандықтан, бұл маңызды емес, себебі бұл іс туыстыққа құрмет көрсетуді қоспағанда, ешқандай нәтиже әкелмейді.
- Сізге басқа адамдар жүктеген кездесулер, достарыңызды ренжітпеу үшін баруға тура келеді, бірақ бұл мәселе сіздің өміріңіз үшін маңызды емес.
4. Шұғыл емес және маңызды емес мәселелер. Бұл алаң - ең зиянды. Бұл өмірде маңызды емес шұғыл мәселелерді қамтымайды. Өкінішке орай, бұл санат біздің істеріміздің көп бөлігін қамтиды.
Мысалдар:
- жылтыр журналдарды оқу;
- пайдасыз телешоуларды көруге;
- қыздармен сөйлесу;
- компьютердегі ойындар.
Тізім шексіз болуы мүмкін. Көптеген адамдар осы заттардың көңіл көтеру үшін жақсы деп ойлайды. Бірақ тіпті демалыс кезінде, бос уақытында бұл заттар тек пайдалы емес, тіпті зиянды. Демалу да сапалы болуы керек.
Матрица қалай жұмыс істейді?
Барлық алдағы бизнесіңізді квадратқа таратып, маңызды және пайдалы істерге қанша уақыт жұмсайтыныңызды және қаншалықты керексіз және мағынасыз екенін көресіз.
Эйзенхауэр басымдықтарының матрицасын толтырып, «шұғыл - маңызды» деген бірінші бағанға көбірек назар аударыңыз. Ең алдымен, олар маңызды, бірақ шұғыл емес міндеттерді орындап, шұғыл әрекет етсе, бірақ маңызды емес. Төртінші санаттағы істер мүлдем жасалмайды - олар сіздің өміріңізде қандай да бір ауыртпалық тудырмайды.